De gedragscode van Klingele

De gedragscode van Klingele Inhoudsopgave Voorwoord van de directie Fundamentele eisen Naleving van onze code Toepassingsgebied van onze code Vermijding van belangenconflicten Omgang met het eigendom van de onderneming Financiële integriteit Omgang met zakenpartners en derden Productveiligheid en productkwaliteit Eerlijke concurrentie Bescherming tegen corruptie en omkoping Omgang met informatie Gegevensbescherming, vertrouwelijkheid en bescherming van de rechten van derden Bescherming van auteurs- en persoonlijkheidsrechten Mens en milieu Werkomgeving Werktijden en kinderarbeid Bescherming van het milieu Vragen over de besluitvorming Waar u uw zorgen kunt melden Gevolgen bij overtredingen Slotopmerking Trefwoordenregister Opmerkingen 5 6 7 8 9 10 10 11 12 12 13 14 15 16 17 18 19 19 20 21 22 23 24 25 3

Voorwoord van de directie Beste medewerkers,    KLINGELE PAPER & PACKAGING SE & CO. KG (hierna "Klingele" genoemd) is een modern bedrijf met een ondernemingstraditie van al 100 jaar. Het succes van onze gehele ondernemingsgroep is van oudsher gebaseerd op verantwoord en ethisch gedrag tegenover medewerkers, zakenpartners, de maatschappij en het milieu. Door middel van kwaliteit, innovatie en prestatie willen we door een eerlijke concurren- tiestrijd succes hebben. Wij zijn toegewijd aan de kernwaarden integriteit, transpa- rantie en verantwoordelijkheid in het zakendoen en willen er daarom voor zorgen dat alle toepasselijke nationale en internationale wetgeving wordt nageleefd. De reputatie van onze onderneming en het vertrouwen van onze leveranciers en klanten, en dus het voortbestaan van onze onderneming, hangen in doorslaggeven- de mate af van het gedrag van elke individuele medewerker. Als gezamenlijke richtlijn bevat de gedragscode bindende minimumnormen, die gelden voor iedere medewerker, vertegenwoordiger en partner van Klingele. Naleving van wetten en interne regelgeving is een vanzelfsprekendheid in het handelen van onze onderneming. Op deze manier dragen wij bij aan het veiligstellen en versterken van de concurrentiepositie en de succesvolle positionering van Klingele op de lange termijn. Bovendien kunnen overtredingen leiden tot aanzienlijke kosten en een bedreiging vormen voor het economische voortbestaan van onze onderneming. De aandeelhouders en het bestuur van Klingele verwachten van elke medewerker dat hij volgens de wetgeving handelt. De onderhavige gedragscode moet bewust- wording van juridische risico's bevorderen en ertoe bijdragen wetsovertredingen te vermijden. De gedragscode biedt daarmee een kader, maar kan uiteraard niet alle wetten behelzen en is dus nooit volledig. Neem contact op met uw leidinggevende of de bedrijfsleiding als u vragen of opmerkingen heeft.  Wij bedanken u dat u door uw persoonlijk gedrag een bijdrage wilt leveren aan onze bedrijfscultuur en onze reputatie als betrouwbare zakenpartner. Dr. Jan Klingele Directeur-aandeelhouder van de Klingele Groep 5

    Fundamentele eisen Naleving van onze code De rol van elke Klingele-leidinggevende is ervoor te zorgen dat de aan hem toegewezen medewerkers op de hoogte zijn van deze richtlijn en de bepalingen ervan naleven. Leidinggevenden hebben daarbij een bijzondere voorbeeldfunctie. Zij belichamen onze waarden op geloofwaardige wijze en dragen onze bedrijfscultuur uit. Het is ook de taak van de onderneming en haar leidinggevenden een klimaat te scheppen waarin alle onderwerpen open en zonder angst voor represailles kunnen worden besproken.  Onze leidinggevenden hebben naast hun voorbeeldfunctie tot taak de gedragscode in de onderneming te verspreiden en de naleving ervan veilig te stellen.  Vragen over deze richtlijn zullen altijd weer opduiken. In geval van onzekerheid over correct gedrag kunnen medewerkers de zaak bespreken met hun leidinggevende of de bedrijfsleiding. Elke Klingele-medewerker blijft altijd verantwoordelijk voor zijn eigen handelen, ook al heeft zijn leidinggevende toestemming gegeven. Het bestuur en alle leidinggevenden bij Klingele letten erop dat de richtlijn wordt nageleefd en zullen vastgestelde overtredingen zonder uitzondering onderzoeken. Overtredingen van de richtlijn worden niet getolereerd en kunnen gevolgen hebben voor de arbeidsverhouding en tevens tot eisen voor schadevergoeding leiden. 7

Fundamentele eisen Toepassingsgebied van onze code  Onder het toepassingsgebied van deze code vallen alle ondernemingen en dus alle medewerkers van de Klingele Groep. Daartoe behoren in het bijzonder alle ondernemingen waarin de familie Klingele direct of indirect in totaal meer dan 50 % van de stemgerechtigde aandelen houdt en dus het bestuur van een onderneming effectief kan controleren. In het geval van een gelijkwaardige joint venture met een zakenpartner of in het geval van een minderheidsbelang zal Klingele haar invloed aanwenden om overtredingen van de principes van deze richtlijn te voorkomen en, in het geval van herhaaldelijk wezenlijk foutief gedrag van de onderneming, het belang ter discussie stellen. Wij houden ons aan de toepasselijke wetgeving op lokaal, nationaal en inter- nationaal niveau.    De gedragscode eist dat alle Klingele-ondernemingen zich houden aan de geldende wet- en regelgeving van het land waar ze gevestigd of operationeel zijn. Op het gebied van arbeidsveiligheid, milieubescherming en productveiligheid in het bijzonder, streeft Klingele er ook naar om te voldoen aan de Europese normen in andere EU-landen, mits deze niet in strijd zijn met de wettelijke bepalingen van het betreffende land.  In veel gevallen hebben we ons er ook toe verplicht om te voldoen aan hygiëne-, veiligheids- of kwaliteits- en milieu- en sociale normen die verder gaan dan het wettelijk bindende minimum. 8

Fundamentele eisen Vermijding van belangenconflicten In onze dagelijkse gang van zaken kunnen we geconfronteerd worden met beslissingen waarbij de belangen van de onderneming in strijd zijn met onze persoonlijke belangen. Dergelijke belangenconflicten kunnen ertoe leiden dat wij niet langer onpartijdige beslissin- gen nemen in het belang van de onderneming.  Wij houden privébe- langen gescheiden van  zakelijke belangen. Medewerkers zijn verplicht om elke activiteit binnen of buiten de onderneming te vermijden die leidt of kan leiden tot een conflict van persoonlijke belangen met de belangen van Klingele. In het bijzonder is het verboden een onderneming te exploiteren die concurreert of een zakelijke relatie heeft met Klingele of daarin een substantieel belang heeft. Dit geldt ook voor zakelijke relaties met familie of ondernemingen waarin een familielid van een medewerker aandelen houdt of op een andere wijze een substantieel belang in de onderneming heeft. Als, ondanks deze familierelatie, een zakelijke relatie met deze onderneming in het belang van Klingele is, dan moet de familie- of privérelatie aan de leidinggevende worden gemeld c.q. dan moet de zakelijke relatie goedgekeurd worden.     Zakelijke aangelegenheden mogen nooit worden beïnvloed door persoonlijke belangen of overwegingen. Een medewerker mag zijn positie of het eigendom van Klingele nooit misbruiken voor persoonlijk of enig ander gewin. 9

Fundamentele eisen Omgang met het eigendom van de onderneming Wij veronderstellen een zorgvuldige en adequate omgang met de activa van de Klingele Groep. De activa mogen alleen worden gebruikt voor activiteiten die het ondernemingsdoel dienen. Zelfs immateriële activa, zoals kennis en industriële eigendomsrechten, maken deel uit van het eigendom van de onderneming. Het verwijderen van bedrijfseigendom van het bedrijfsterrein of het gebruik daarvan voor persoonlijke doeleinden behoeven de uitdrukkelijke toestemming van de verant- woordelijke leidinggevende. Financiële integriteit Wij moeten met verantwoordelijkheidsbesef, eerlijk, correct handelen in de omgang met ondernemingsgelden en zakelijke transacties. Alle transacties worden naar behoren geboekt en geregistreerd. Alle rekeningen die Klingele opstelt, publiceert en in het bijzonder ter beschikking stelt van de bevoegde overheids- instanties, aandeelhouders en schuldeisers moeten correct en volledig zijn in overeenstem- ming met de toepasselijke grondslagen voor financiële verslaglegging.   10  Wij gaan verantwoorde- lijk om met bedrijfsei- gendommen of andere activa van de onderne- ming.   Wij bewijzen onze integriteit ook door onze volledige en correcte boekhouding. 

Omgang met zakenpartners en derden Productveiligheid en productkwaliteit    12  Onze klanten ver- trouwen erop, dat wij producten van hoge kwaliteit fabriceren en leveren.  Onze producten zijn de basis voor het vertrou- wen van onze klanten in ons. Wij streven er dan ook naar om niet alleen te voldoen aan de wettelijke eisen met betrekking tot kwaliteit en veiligheid, maar ook aan de hoogste kwaliteitseisen voor onze producten. Ons doel is om vertrouwen, klanttevredenheid en de goede reputatie van de onderneming te waarborgen. De naleving van de relevante wettelijke bepalingen, in het bijzonder met betrekking tot productveiligheid, productaan- sprakelijkheid en garantie, is hierbij vanzelfsprekend. Eerlijke concurrentie Eerlijke concurrentie is een stimulans voor innovatie en een hoge productkwaliteit ten behoeve van onze klanten. Wij steunen de vrije concurrentie en de vrije ontwikkeling van alle marktpartijen. Daarom moeten wij de principes van eerlijke en open concurrentie naleven.  Wij nemen deel aan de concurrentie met wettige en eerlijke middelen.  Er mogen principieel geen afspraken van welke aard dan ook met concurrenten over prijzen, voorwaarden, marktverdeling, niet-concurrentiebedingen en andere economisch gevoelige kwesties worden gemaakt. Hieronder vallen ook informele besprekingen en herenakkoorden (gentlemen's agreements) die bovengenoemde concurrentie- beperkingen tot doel of tot gevolg hebben. Een uitzondering hierop is alleen van toepassing als vooraf is gecontroleerd of individuele maatregelen in overeenstem- ming zijn met de geldende kartelwetgeving.

Omgang met zakenpartners en derden Bescherming tegen corruptie en omkoping Wij zijn ervan overtuigd dat onze producten op eigen kracht kunnen concurreren. De concurrentie in binnen- en buitenland mag niet door omkoping worden beïnvloed of vervalst. Klingele verbiedt alle medewerkers elke vorm van deelname aan of gedoging van corruptie.  Wij zullen het aanzien en de integriteit van onze onderneming niet opofferen voor een onrechtmatig verkregen  concurrentievoordeel. Wij verwachten ook van alle zakenpartners dat zij deze principes naleven en handhaven. Medewerkers mogen derhalve van zaken- partners in principe geen persoonlijke voordelen, betalingen, geschenken, uitnodigingen voor diners of andere donaties voor zichzelf of anderen eisen of aannemen. Niemand van ons mag betalingen, geschenken of andere donaties aanbieden of toekennen aan zakenpartners of derden bij het initiëren, toekennen of afhandelen van een order. Dit geldt wereldwijd, ongeacht locatie of cultuur. Informatie in meer detail vindt u in de richtlijn "Omgang met geschenken en uitnodigingen bij Klingele". In zeer beperkte omstandigheden zijn uitzonderingen op dit principe toegestaan. Dit is altijd dan het geval wanneer de donatie of het aannemen van een donatie niet eens de schijn van corrupt gedrag wekt en is van toepassing op algemeen aanvaardbare gestes van beleefdheid of relatiegeschenken van weinig waarde. Deze moeten volgens de voor ons bindende wetgeving en volgens de leidraad voor corruptiepreventie worden gehandhaafd. In ieder geval moeten we ervoor zorgen dat de ontvanger de acceptatie van een donatie niet hoeft te verbergen en dat dit hem niet dwingt tot een verplichtende afhankelijkheid. Waar we in dit verband ook op moeten letten en welke andere uitzonderingen zijn toegestaan, staat beschreven in de leidraad voor corruptie- preventie. Het aanbieden of toekennen van contante betalingen, geschenken of andere financiële donaties aan ambtenaren is ten strengste verboden, zelfs bij geringe waarde. 13    

Omgang met informatie Gegevensbescherming, vertrouwelijkheid en bescherming van de rechten van derden Onze klanten, zakenpartners en medewerkers verwachten van ons dat wij zorgvuldig en in overeenstemming met de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming omgaan met hun informatie en persoonsgegevens. Daarom is naleving van de wetten en de gegevensbescher- mingsrichtlijn voor Klingele erg belangrijk.  Wij behandelen persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie met uiterste zorgvuldigheid.  Alle medewerkers zijn wettelijk verplicht tot geheimhouding van gegevens en mogen persoonsgegevens van werknemers, klanten of derden niet onbevoegd, dat wil zeggen niet zonder hun toestemming of wettelijke toestemming, verzamelen, verwerken of gebruiken. De betrokkene moet door Klingele op de hoogte worden gesteld van de eerste verzameling van zijn persoons- gegevens indien deze zonder zijn medeweten worden verzameld. Voor zover er geen sprake is van bedrijfsgeheimen, kan de betrokkene inlichtingen over zijn opgeslagen gegevens verlangen. Vertrouwelijke informatie, bedrijfsgeheimen en bedrijfsdocumenten (inclusief e-mails) zijn eigendom van Klingele en moeten naar behoren worden opgeslagen en beveiligd. Ze mogen in principe alleen openbaar worden gemaakt door uitdrukkelijk daartoe bevoegde medewerkers en moeten worden beschermd tegen ongeoorloofde toegang door derden en andere medewerkers. De geldende bedrijfsrichtlijnen voor gegevensbescherming bij Klingele moeten wij ten volle en te allen tijde naleven. Wij respecteren de doeltreffende beschermingsrechten van derden zoals patenten, auteursrechten of merkrechten en onthouden ons van elk ongeoorloofd gebruik. Geen enkele werknemer mag onbevoegd geheimen van derden verkrijgen of deze gebruiken. 15    

Mensen en milieu Werkomgeving Alle medewerkers van Klingele dragen in de dagelijkse omgang bij aan een bedrijfscultuur die gekenmerkt wordt door openheid, eerlijk- heid, begrip en tolerantie. Wij verwachten van alle medewerkers een zakelijke, vriendelijke en eerlijke omgang met collega's, medewerkers en derden.  Onze waarden komen vooral tot uiting in de respectvolle omgang met elkaar.  Geen enkele medewerker mag vanwege zijn ras, nationaliteit, herkomst, geslacht, religie of overtuiging, zijn politieke voorkeur, zijn leeftijd, handicap of seksuele oriëntatie worden lastiggevallen, gediscrimineerd of zonder objectieve reden worden benadeeld. Voor Klingele is bedrijfsgezondheidsmanagement de basis voor een succesvolle zakelijke bedrijvigheid. Klingele voldoet aan de geldende arbeids- en gezondheids- voorschriften en zorgt voort een veilige en gezondheidsbevorderende werkomgeving om de gezondheid van medewerkers in stand te houden en om ongevallen, letsel en werkgerelateerde ziekten te voorkomen. Er worden noodzakelijke maatregelen getroffen ter voorkoming van ongevallen en lichamelijke en mentale gezondheidsschade die kunnen ontstaan in samenhang met de werkzaamheden.     18

   Mensen en milieu Werktijden en kinderarbeid De desbetreffende wettelijke voorschriften, bedrijfsnormen voor werktijden en wettelijke feestdagen worden in acht genomen.  Eerlijke arbeidsom- standigheden zijn een integraal onderdeel van  onze bedrijfscultuur. Wij komen op voor de rechten van kinderen en jongeren. Uitbuiting van kinderen en jongeren is verboden en wordt door ons afgewezen. De wettelijke voorschriften, nationale normen en verordeningen voor de bescherming van kinderen en jonge werknemers worden in acht genomen. In het geval van minder- jarige werknemers is het bijzonder belangrijk om ervoor te zorgen dat zij niet worden blootgesteld aan gevaarlijke, onveilige of ongezonde situaties. Bescherming van het milieu Als internationaal optredende onderneming zijn wij ervoor verantwoordelijk het milieu te beschermen en voor toekomstige generaties te behouden. Daarom werken we voortdurend aan het verminderen van onze milieu-impact op onze eigen locaties en in de toeleveringsketen. Om deze reden voldoen wij te allen tijde aan alle relevante milieuvoorschriften en stellen wij bindende milieu- en energiebesparings- doelstellingen vast.  Wij willen ons milieu alleen positief beïnvloeden.   Elke medewerker moet voldoen aan de geldende milieuwetgeving en kan door zijn eigen verantwoordelijk en milieubewust handelen actief bijdragen aan de bescherming van het milieu. 19

De gedragscode van Klingele Vragen over de besluitvorming  Vele beslissingen in de dagelijkse gang van zaken binnen het bedrijf zijn pure routine. Maar soms worden we geconfronteerd met een situatie waarin het nemen van de juiste beslissing lastig is. Als u niet zeker weet of een beslissing in overeenstemming is met de eisen van de gedragscode, helpt het om uzelf een paar eenvoudige vragen te stellen:  Integriteit betekent de juiste beslissing nemen, ook als niemand toekijkt.       Is mijn beslissing juridisch correct en in overeenstemming met de verwachtingen van Klingele? Kan ik een beslissing in het belang van Klingele en vrij van een tegenstrijdig eigenbelang nemen? Kan ik de beslissing rijmen met mijn geweten? Kan ik de beslissing openlijk naar buiten toe rechtvaardigen? Wat zouden mijn familie en vrienden ervan vinden? Blijft door mijn beslissing de reputatie van Klingele in stand?  Wanneer u elke vraag met 'ja' kunt beantwoorden, is uw beslissing waarschijnlijk te rechtvaardigen. Als u twijfelt bij een van deze vragen, vraag dan advies aan uw leidinggevende of de contactpersonen van onze compliance-organisatie. 20

Compliance-organisatie in de Klingele Groep Waar u uw zorgen kunt melden  De bepalingen van deze gedragscode worden aan alle medewerkers gecommuniceerd en als tekstdocument beschikbaar gesteld op homepage van Klingele. Wij verwachten van al onze medewerkers dat zij zich bewust van hun verantwoordelijkheid gedragen in overeenstemming met deze gedragscode. Als er een gegrond vermoeden is van een overtreding van een van de bovengenoemde bepalingen, dan moet dit onmiddellijk worden gemeld.  Alles wat u ons vertelt, zullen wij serieus opnemen.   Wanneer u vragen heeft of een mogelijke overtreding wilt melden, neem dan contact op met uw directe leidinggevende. Als u geen contact wilt opnemen met uw leidinggevende, kunt u rechtstreeks contact opnemen met Christina Lauber, compliance-functionaris, of met Ralf Zlamal, functionaris voor gegevensbescher- ming, als het over gegevensbescherming gaat.  Contactpersoon Interne compliance-functionaris Christina Lauber E-mail: chrstina.lauber@klingele.com Tel.: Mobiel: +49 173 490 50 83 +49 7151 701 250 Externe functionaris voor gegevensbescherming Ralf Zlamal IITR Datenschutz GmbH E-mail: zlamal@iitr.de Tel.: +49 89 189 173 60   Uw meldingen worden anoniem en vertrouwelijk behandeld. Als het vermoeden van wangedrag te goeder trouw wordt gemeld, zijn er geen negatieve gevolgen te verwachten. Het is verboden om de klachtenprocedure te gebruiken voor opzettelijk valse aanwijzingen of informatie. Wij willen erop wijzen dat wij in individuele gevallen wettelijk verplicht zijn om de in principe vertrouwelijk te behandelen informatie aan derden bekend te maken (bijv. om een onderzoek in te stellen). Afhankelijk van het geval kunnen medewerkers ook als getuige worden opgeroepen. 21

De gedragscode van Klingele Slotopmerking  Alle bedrijfsregels en richtlijnen moeten verenigbaar zijn met de Klingele- gedragscode. Wij kunnen niet elk afzonderlijk geval, elke situatie voorzien. De gedragscode is dus breed van opzet en algemeen van aard. Wij willen met de gedragscode geen bestaande bepalingen of procedurele instructies vervangen. De gedragscode is veeleer bedoeld om de centrale punten van de eigen verantwoordelijkheid en de verantwoordelijkheid van de onderneming aan te spreken en op deze manier alle medewerkers een duidelijk inzicht te geven in de principes en ethische waarden die van toepassing zijn bij Klingele.  De gedragscode is ook te raadplegen op de website van Klingele Paper & Packaging Group en op het intranet. 23

De gedragscode van Klingele Trefwoordenregister A Ambtenaren 13 Arbeidsveiligheid 8 B Bedreiging 5 Bedrijfscultuur 5, 18, 19 Bedrijfseigendom 10 Bedrijfsleiding 5, 7 Belangenconflicten 9 Beschermingsrecht 10, 15 Betaling 13 C Compliancefunctionaris 21 Concurrentie 5, 9, 12, 13 Consequenties 7, 22 Contactpersoon 20, 21 Corruptie 13 D Derde 11, 12, 13, 15, 18, 21 Donatie 13 E Eerlijkheid 18 Eigendom 9, 10, 15 F Familie 9 Functionaris voor gegevensbescherming 21 24 G Garantie 12 Gegevensbescherming 15, 21 Geheimhouding gegevens 15 Gentlemen's Agreement 12 Geschenk 13 Geslacht 18 Gezondheid 18 H Handicap 18 I Informatie 13, 14, 15, 21 Integriteit 5, 10, 13, 20 J Joint Venture 8 K Kinderarbeid 19 Kwaliteitseisen 12 L Leeftijd 18 Leidinggevende 7, 10, 21 M Milieubescherming 8 Minderheidsbelang 8 Minderjarige (19) N Nationaliteit 18 O Omkoping 13 Ondernemingsgeld 10 Overheidsinstantie 10 Overtreding 21, 22 P Patent 15 Persoonlijkheidsrecht 3, 16 Persoonsgegevens 15, 18 Privésfeer 16 Productaansprakelijkheid 12 Productveiligheid 3, 8, 12 R Religie 18 Represailles 7 S Schuldeiser 10 Sociale norm 8 T Toepassingsgebied 8 U Uitbuiting 19 Uitnodiging 13 W Werkomgeving 18 Z Zakenpartner 5, 8, 11, 12, 13, 15, 16 Zorgen 21